Auswahl des richtigen Videokonferenz-Systems für Unternehmen, Episode 2

Im ersten Part des Blogbeitrags wurden die Grundlagen der Videokonferenz-Systeme behandelt. In dieser Episode beschäftigen wir uns mit der erforderlichen Hardware für Videokonferenz-Systeme, mit den Kriterien, die an die Anbieterauswahl gestellt werden sollten und dem Nutzen eines Videokonferenz-Systems. Bei der Auswahl eines Anbieters sollte zwingend der datenschutzrechtliche Aspekt nicht außer Acht gelassen werden. So werden beispielsweise nicht von allen Dienstanbietern von Videokonferenz-Systemen die Sicherheit von Kunden-, Mitarbeiter- oder Metadaten entsprechend der DSGVO gewährleistet.

1. Welche Hardware wird für ein Videokonferenz-System benötigt?

Nachdem die verschiedenen Arten von Videokonferenz-Systemen vorgestellt wurden, stellt sich im nächsten Schritt die Frage, welche Hardware benötigt wird.

Grundsätzlich kann jeder, der das passende Equipment (PC/Laptop/Tablet/Smartphone) mit einem verfügbaren Internetzugang besitzt, an einer Videokonferenz teilnehmen, sodass keine weitere Hardware erforderlich ist. Sofern ein Besprechungszimmer Videokonferenz-fähig eingerichtet werden soll, ist je nach präferiertem Raumsystem über folgende Bestandteile zu entscheiden: Gerät zur Transkodierung, Bildschirm(e), Beamer, Steuerungsgerät (Fernbedienung o.Ä.), Audio- und Kamerasystem.

2. Der Nutzen eines Videokonferenz-Systems

Im Gegensatz zu klassischen Meetings setzen Videokonferenzen keine Präsenz der Beteiligten voraus. Der Nutzen eines Videokonferenz-Systems liegt primär in der unterstützenden Funktion. Es trägt dazu bei, dass Kommunikationswege kurzgehalten und Entscheidungsprozesse effizient ausgestaltet werden können.

2.1. Ortsungebundene Zusammenarbeit und Kommunikation

Bereits vor der Corona-Krise hat die ortsunabhängige Arbeitsweise für Unternehmen an Bedeutung gewonnen. Es können nicht nur Mitarbeiter (zeitweise) im Home-Office arbeiten, sondern auch mit Kunden und Geschäftspartnern kann ungeachtet des Standorts kommuniziert werden, ohne auf einen audiovisuellen Rahmen verzichten zu müssen. Insbesondere für international bzw. global agierende Unternehmen schaffen moderne Videokonferenz-Systeme die Voraussetzungen für eine einfache und schnelle Kommunikation über Ländergrenzen hinweg. Sie bilden mithin einen Mosaikstein im Rahmen der „First-to-Market-Strategie.

2.2. Einsparung von Kosten

Meetings, welche mit einer Ortsanwesenheit einhergehen, sind oftmals mit hohen Reisekosten, Organisation und Reisezeiten und somit auch Personalkosten verbunden. Sofern diese Meetings ortsunabhängig, in Form von Videokonferenzen durchgeführt werden können, entfallen diese Kosten. Demgegenüber stehen die Anschaffungskosten und laufenden Kosten (z.B. Wartung) eines Videokonferenz-Systems bzw. der Komponenten, die ein solches System benötigt. Hier muss je Unternehmen auch auf Basis einer Amortisationsberechnung entschieden werden.

3. Auswahlkriterien

Wie bereits im ersten Part des Blogbeitrags erwähnt, sollte die Auswahl der Videokonferenz-Systeme orientiert an den Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens erfolgen. Beispielsweise bieten sich in Unternehmen mit einer geringen Mitarbeiterzahl und in denen digitale Meetings nicht an der Tagesordnung stehen keine größeren und professionell vollausgestatteten Raumsysteme an.

Kritisch beäugt werden sollten bei der Auswahl neben unten folgenden Kriterien insbesondere die Kosten, die Angebotsstrategien, Beratungs- und Serviceleistungen der Anbieter und Kundenrezensionen. Vor der Anschaffung von Videokonferenz-Systemen sollten Unternehmen zunächst ihre technischen Voraussetzungen im Unternehmen prüfen und für sich selbst definieren, welche Anforderungen sie an ein System stellen. Nur unter Beachtung der technisch möglichen Voraussetzungen und den eben erwähnten allgemeinen Kriterien kann eine optimale Entscheidung für das Unternehmen getroffen werden.

3.1. Technische Auswahlkriterien

Insbesondere bei der technischen Auswahl sollten Unternehmen darauf achten, was sie sich vorstellen und was im Unternehmen umsetzbar ist. Bei der zur Verfügung stehenden Technologie bestehen große Unterschiede was beispielsweise Bandbreite, Auflösung, Bild- und Tonqualität angeht. Die Angebote im Bereich Kamera reichen beispielsweise von starren bis zu automatisch mitschwenkenden Geräten, die auch bei Bewegungen des Gesprächsführenden ein permanent scharfes Bild wiedergeben.

3.2. Teilnehmeranzahl

Ein weiterer Aspekt, den es zu bestimmen gilt, ist die regelmäßige und die maximale Teilnehmeranzahl an den Konferenzen. Kleinere Videokonferenz-Systeme beinhalten zwar sämtliche Hard- und Software-Komponenten und sind zudem mobil einsetzbar, sind aber in der Regel auch nur für kleinere Teilnehmerzahlen von bis zu 10 Personen ausgelegt.

Raumsysteme sind hingegen i.d.R. so ausgelegt, dass sie von vornherein für eine größere Anzahl an Teilnehmern geeignet sind.

3.3. Einsatzgebiete

Anbieter setzen bei Videokonferenz-System oftmals unterschiedliche Schwerpunkte, was die Einsatzgebiete angeht. Es sollte daher von vornherein festgelegt werden, wo bzw. für welche Tätigkeiten das zukünftige Videokonferenz-System zum Einsatz kommen soll. Zur Orientierung hier einige Beispiele:

• Meetings mit mehreren Standorten
• Konferenzen mit größeren Gruppen
• Produkt- und Ergebnispräsentationen
• Gespräche mit (potentiellen) Beschäftigten
• Home-Schooling und Online-Schulungen
• Homeoffice

3.4. Systemoffenheit und Skalierbarkeit

Sofern Unternehmen ein Videokonferenz-System suchen, welches mit bereits bestehenden Anwendungen zu vernetzen ist oder aber auch eine „dauerhafte“ Lösung bieten soll, ist bei der Auswahl die Kompatibilität zu berücksichtigen. Systemoffenheit und Skalierbarkeit sind ebenso bei der Auswahl zu beachten.

3.5.Sprachverständlichkeit

Von essenzieller Bedeutung ist bei digitalen Meetings – neben der stabilen und unkomplizierten Verfügbarkeit – auch die Sprachverständlichkeit. Unterschiede zeigen sich hierbei zwischen Software-Konferenzsystemen und professionelleren Videokonferenz-Systemen. Software-Konferenzsysteme sind meist praktischer als professionellere Videokonferenz-Systeme aufgebaut, scheitern dabei aber häufig an der Video- und Audioqualität. Der Nutzen der Videokonferenz-Systeme liegt insbesondere in der besseren Sprachverständlichkeit. Im Gegensatz zur herkömmlichen Videotelefonie erzielen die Videokonferenz-Systeme oftmals bessere akustische Ergebnisse, da aufgrund spezieller Verfahren unter anderem eine Echounterdrückung stattfindet. Auch das entsprechende Equipment wie Tisch- bzw. Funkmikrofone oder ausgeklügelte Lautsprechersysteme verbessern die Qualität der Sprachübertragung merklich.

Essentials

• Datenschutzrechtliche Aspekte bei der Auswahl eines Systems beachten
• Kein Erfordernis an zusätzlicher Hardware für Videokonferenzteilnahme bei entsprechendem Laptop, Smartphone o.Ä.
• Nutzen von Videokonferenz-Systemen liegt vor allem in der einfachen, schnellen und audiovisuellen Kommunikation über Orts- und Ländergrenzen hinweg bei gleichzeitiger (zumindest mittelfristiger) Zeit- und Kostenersparnis
• Allgemeine Kriterien (Kosten, Beratungs- und Serviceleistung etc.), technische Kriterien, Teilnehmeranzahl, Einsatzgebiete, Systemoffenheit und Skalierbarkeit berücksichtigen