Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Das neue Jahr ist erst ein paar Tage alt – auch in 2023 werden wir Sie in unserem Blog regelmäßig zu aktuellen Themen informieren.

Als erstes widmen wir uns der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU), die seit dem 01.01.2023 verpflichtend geworden ist und die Übermittlung von Gesundheitsdaten, also besonders sensiblen, personenbezogenen Daten, voraussetzt.

Beim Verfahren der eAU, dass als Pilotprojekt bereits im letzten Quartal von ausgewählten Praxen erprobt wurde, müssen folgende Schritte berücksichtigt werden:

• Arbeitnehmer*innen sind dazu verpflichtet umgehend Arbeitgeber*innen mitzuteilen, wenn sie arbeitsunfähig erkrankt sind.
• Die Arztpraxis übermittelt die eAU bis spätestens 00:00 Uhr des Folgetages an die Krankenkasse des Versicherten. Achtung! In folgenden Fällen ist dieses Verfahren nicht möglich:  Behandlungen von Privatärzt*innen,  Ärzt*innen im Ausland sowie Erkrankungen im Ausland, Rehabilitationsleistungen, Beschäftigungsverbote (Quarantäne, Betretungsverbot, Mutterschutz etc.), Erkrankungen des Kindes  und Wiedereingliederungen. Sollten Arbeitnehmer*innen im Krankenhaus behandelt werden, muss das Krankenhaus die eAU an die Krankenkasse übermitteln, sowie die voraussichtliche Behandlungsdauer und Entlassung.
• Je nach Unternehmensstruktur müssen Arbeitgeber*innen oder die entsprechenden Beauftragten*  (Steuerberater, Personalabteilung, Lohnbuchhaltung) die eAU bei der Krankenkasse aktiv anfordern. Die eAU wird über einen eigens dafür vorgesehenen Kommunikationsserver der Krankenversicherung zur Verfügung gestellt.
• Arbeitgeber*innen sollten intern neue Abläufe etablieren und die Beschäftigten entsprechend informieren und schulen.
• Weiterhin gilt: Krankmeldungen dürfen vor datenschutzrechtlichem Hintergrund nur solange abgespeichert werden, wie sie zur Verarbeitung benötigt werden.

Die gesetzliche Maßgabe und Basis

§ 109 Abs. 1 SGB IV i.V.m. § 295 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SGB V konstituiert, dass seit dem 01. Januar 2022 nach Eingang der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung eine – für den Arbeitgeber* abrufbare – Version vorliegt. Gleiches gilt gemäß § 109 Abs. 3a SGB IV nach Eingang der voraussichtlichen Dauer und des Endes von stationären Krankenhausaufenthalten (§ 301 Abs. 1 Satz 1 SGB V) und nach § 109 Abs. 3b SGB IV nach Eingang von Arbeitsunfähigkeitsdaten bei Berufskrankheiten und Arbeitsunfällen (§ 201 Abs. 2 SGB VII).

§ 125 SGB IV
sieht eine entsprechende Pilotierung ab dem 1. Juli 2021 vor. Durch das Gesetz zur Verbesserung der Transparenz in der Alterssicherung und der Rehabilitation, sowie zur Modernisierung der Sozialversicherungswahlen (Gesetz Digitale Rentenübersicht) wurde der Start des Verfahrens sowie der Pilotierung verschoben. Pilotierungen sind nunmehr ab dem 1. Januar 2022 zulässig.

Der obligatorische Start des Verfahrens war zunächst für den 1. Juli 2022 vorgesehen. Aufgrund von Verzögerungen in der vorgelagerten Phase zwischen den Ärzten und Krankenkassen wurde eine Verlängerung der Pilotierungsphase mit dem Gesetz zur Verlängerung von Sonderregelungen im Zusammenhang mit der COVID-19-Pandemie beim Kurzarbeitergeld und anderer Leistungen bis zum 31. Dezember 2022 gebilligt. Der obligatorische Start wurde somit auf dem 1. Januar 2023 verschoben.
Die Pflicht zur Anzeige der Arbeitsunfähigkeit nach § 5 Abs. 1 Satz 1 EntgFG besteht über den 1. Januar 2023 hinaus fort.

Essenz

• Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen in Papierform werden seit dem 1. Januar 2023 durch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ersetzt. Ausnahmen bilden z.B. Quarantäne, Behandlungen im Ausland, Mutterschutz etc.
• Die behandelnde Arztpraxis übermittelt die eAU direkt an die Krankenkasse des Versicherten
• Die Arbeitgeber*innen rufen die eAU über die speziell dafür bereitgestellten Kommunikationsserver der Krankenkassen ab
• Krankmeldungen enthalten Gesundheitsdaten und dürfen daher nur mit strengen datenschutzrechtlichem Auflagen verarbeitet werden