Auswahl des richtigen Videokonferenz-Systems für Unternehmen, Episode 1

In einem bereits veröffentlichten Blogbeitrag haben wir die Vereinbarkeit von Telefon- und Videokonferenzen mit der DS-GVO thematisiert. Insbesondere durch die Corona-Krise steigt die Nachfrage nach einer Umstellung von Präsens-Meetings auf Telefon- und Videokonferenzen. Haben Unternehmen den Entschluss gefasst, ihre Meetings digital durchzuführen, stehen sie unweigerlich vor der Frage, welche Systeme sich für ihr Unternehmen anbieten. Aufgrund der umfassenden Thematik haben wir uns dazu entschieden, den Blogbeitrag in zwei inhaltlich aufeinander aufbauende Beiträge zu untergliedern.

Mit Episode 1 wollen wir Sie in die Thematik einführen und komprimiert die bestehenden Videokonferenz-Systeme vorstellen. In einem zweiten Part werden neben der erforderlichen Hardware auch die Auswahlkriterien und der Nutzen eines Videokonferenz-Systems behandelt.

1. Was ist ein Videokonferenz-System?

Videokonferenzen ermöglichen trotz örtlicher Abwesenheit einen Austausch in Echtzeit durch Audio- und Videokommunikation mit unterschiedlichen Personen. Aufgrund der Ortsunabhängigkeit nimmt die Bedeutung der Videokonferenzen während der Corona-Pandemie für Unternehmen erheblich zu. Der bedeutende Unterschied zur Telefonkonferenz ist selbstverständlich die Erweiterung um die visuelle Komponente. Die Visualisierung ermöglicht somit zusätzlich die Wahrnehmung von Mienenspiel und Körpersprache der Gesprächspartner.

Unter einem Videokonferenz-System kann, vereinfacht gesagt, die mit diesem Konferenztypus verbundene Infrastruktur verstanden werden. Insbesondere werden darunter die Hardware- und Software Bestandteile verstanden, die für die technische Durchführung benötigt werden.

2. Was für Videokonferenz-Systeme gibt es?

Aufgrund des Echtzeit Austausches sollte prinzipiell ein möglichst stabiles Kommunikationsnetz mit ausreichender Bandbreite vorliegen, um ein produktives Arbeiten zu ermöglichen.

Es haben sich insgesamt vier Hauptvarianten an Videokonferenz-Systemen etabliert.

2.1 Raumsysteme, „All-in-One-Lösung“

Beim Raumsystem, auch All-in-One-Lösung genannt, handelt es sich um die professionellste Form. Die Bezeichnung wird genutzt, da die Konferenzräume derart mit Übertragungs- und Empfangstechnik ausgestattet sind, dass eine stabile audiovisuelle Kommunikation umfassend ermöglicht wird. Das Raumsystem ist sowohl für kleinere Gruppen mit einer Teilnehmerzahl von 5-10 Personen geeignet als auch für größere Gruppen und hohen qualitativen Bedarf.

Aufgrund der umfangreichen Ausstattung verbunden mit hoher Qualität, aber auch höheren Kosten findet diese Art insbesondere bei größeren Unternehmen Anwendung.

„Telepresence“

„Telepresence“ bildet eine Sonderform der Raumsysteme und beinhaltet noch weitergehende Möglichkeiten. Das Besondere an dieser Form des Videokonferenz-Systems ist, dass durch die Technologie eine sehr realitätsnahe Atmosphäre vermittelt werden kann. Die Gesprächspartner werden auf großen, hochauflösenden Displays in „Lebensgröße“ dargestellt, Gestik und Mimik damit noch besser transportiert. Den Teilnehmern vermittelt sich eine Atmosphäre dicht am Präsens-Meeting.

2.2. Rollabouts bzw. Set-Top-Systeme

Rollabouts bzw. Set-Top-Systeme sind sogenannte Kompaktsysteme. Die Kompaktheit des Systems zeichnet sich dadurch aus, dass hierfür das Gerät in der Regel nur ein herkömmliches Anzeigemedium, wie beispielsweise einen Monitor, sowie einen dazugehörigen Internetanschluss benötigt. Da diese Systeme leicht zu installieren und auch mobil einsatzbar sind, eignen sie sich insbesondere für Personen, die geschäftlich viel unterwegs sind. Jeder beliebige Ort kann unter den genannten Voraussetzungen mit minimalem Aufwand zu einem Videokonferenzraum umgestaltet werden.

2.3. Desktoplösungen

Bei dem bekanntesten Videokonferenz-System handelt es sich um das Desktop Conferencing. Der Desktop-PC wird durch speziell entwickelte Software in ein voll funktionsfähiges Videokonferenz-System verwandelt. Der Vorteil dieses Systems ist die einfache und alltagstaugliche Nutzung, z.B. nahezu aufwandslos direkt am Arbeitsplatz. Des Weiteren bleiben den Anwendern auch die gewohnten Desktop-Anwendungen und Chat-Funktionen erhalten. Das System eignet sich insbesondere für Kleingruppen, ist aber bei Bedarf auch für eine größere Teilnehmerzahl ausgelegt.

2.4. Softwarelösungen

Die letzte Hauptvariante eines Videokonferenz-Systems bildet die Softwarelösung. In der heutigen Zeit verfügt fast jede Person über ein Laptop oder ein Smartphone, das mit Bildschirm und Kamera, Mikrofon und Lautsprecher ausgestattet ist. Aufgrund dieser starken Verbreitung und umfangreichen Ausstattung an Technik existieren etliche softwarebasierte Systeme. Installation und Einsatz von raumgebundenen oder gar High-End-Videokonferenz-Systemen sind somit nicht zwingend notwendig.

Softwarebasierte Videokonferenz-Systeme können mittels auf dem Rechner installierter On-Premise-Software oder mithilfe einer Cloud-Lösung genutzt werden.

Der Vorteil an softwarebasierten Systemen ist, dass diese im Unterschied zu den größeren B2B-Raumsystemen wesentlich kostengünstiger und flexibler aufgestellt sind. Sofern eine hohe Frequenz an Meetings besteht und größere Teilnehmerzahlen die Regel darstellen, die Technik verlässlich und permanent funktionieren muss, bieten sich umfassende Raumsysteme an. Die anderen Varianten haben in diesem Fall eher ergänzenden Charakter.

Im zweiten Part des Blogbeitrags wird auf die Hardware Voraussetzungen, die zu beachtenden Entscheidungskriterien und den Nutzen eines Videokonferenz-Systems eingegangen.

Essentials

• Ortsunabhängiger, audiovisueller Echtzeitaustausch mit Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern
• Vier verschiedene Hauptvarianten von Videokonferenzsystemen: All-in-One-Lösungen, Rollabouts bzw. Set-Top-Systeme, Desktop- und Softwarelösungen
• Mögliche Verwandlung eines herkömmlichen Besprechungszimmers in einen virtuellen Videokonferenzraum durch vollintegrierte Raumsysteme
• Bedarfsabhängige Auswahl der Videokonferenz-Systeme nach Nutzungshäufigkeit, Teilnehmerzahl, räumlichen und technischen Gegebenheiten, Qualitäts-, Flexibilitäts- und Mobilitätsanspruch …

Lesen hierzu auch gern unseren zweiten Teil dieses Blogbeitrags.