Whistleblowing – Implementierung eines Hinweisgebersystems
1. August 202328. November 2023
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In Compliance, Whistleblowing

Whistleblowing – Implementierung eines Hinweisgebersystems

Gemäß des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG), das am 02. Juli 2023 in Kraft getreten ist, stehen Unternehmen vor der Aufgabe, die Anforderungen des HinSchG zu erfüllen und eine Meldestelle für hinweisgebende Personen einzurichten. Die Implementierung eines Hinweisgebersystems bietet zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen, jedoch kann die Aufgabe komplex sein und erfordert spezifisches Fachwissen. Das HinSchG implementiert die EU-Whistleblower-Richtlinie, welche darauf abzielt, Hinweisgebende zu schützen. Das Gesetz enthält klare Vorschriften zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems, sowie zum Schutz derjenigen, die Hinweise geben.

Verbesserung der Sicherheit
Ein Hinweisgebersystem stärkt das Vertrauen von Mitarbeitenden, Geschäftspartnern und der Öffentlichkeit in das Compliance-Management-System eines Unternehmens.

Es gilt Situationen nachzugehen und auf lange Sicht durch interne Maßnahmen vorzubeugen, die der Sicherheit und der Reputation des Unternehmens schaden könnten. Daher übernahmen viele Unternehmende aus Überzeugung Verantwortung und boten den Mitarbeitenden schon vor Inkrafttreten des HinSchG die Möglichkeit, potenzielles Fehlverhalten oder Unregelmäßigkeiten aufzudecken und – zum Beispiel über das Intranet oder ein spezielles Formular auf der eigenen Website – zu melden. Hier kam jedoch der Schutz der hinweisgebenden Personen bisher zu kurz, bzw. war nicht gesetzlich geregelt. Entsprechend hoch war die Hemmschwelle, einen Verstoß zu melden.

Die Einrichtung eines Hinweisgebersystems ist auch von großer Bedeutung, da es eine Kultur der Integrität, Transparenz und Verantwortung fördert. Es ermöglicht Unternehmen, Missstände oder Verstöße gegen ethische Standards und/oder Gesetze frühzeitig zu erkennen und angemessen darauf zu reagieren. Bei der Implementierung werden sog. Meldekanäle zur Verfügung gestellt (z.B. eine 24h Telefonhotline und/oder eine entsprechende Emailadresse), die die hinweisgebenden Personen zur Meldung eines Verstoßes melden nutzen können.

Meldefähige Verstöße
Beschäftigten und Mitgliedern der Öffentlichkeit soll es erleichtert werden, unangemessenes Verhalten (Verstöße gegen Strafvorschriften oder Verstöße, die bußgeldbewehrt sind) offenzulegen. Solche unangemessenen Verhaltensweisen können u.a. sein:

•           Korruption, Betrug, z.B. falsche Finanzberichterstattung

•           Bestechung oder Erpressung

•           Straftaten wie Untreue, Diebstahl oder Unterschlagung

•           Nichteinhaltung einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung

•           Gefährdung des Lebens und der Sicherheit von Personen

•           Sexuelle Belästigung, Mobbing, Übervorteilung

•           Verstöße gegen den Umwelt-, Arbeits-, oder Gesundheitsschutz

•           Verstöße gegen das Mindestlohngesetz

•           Vorgaben des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes

•           Verstöße gegen das Betriebsverfassungsgesetz

•           Verstöße gegen die Regelungen zur Bekämpfung von Geldwäsche

•           Verstöße gegen die Vorgaben zur Produktsicherheit

•           Verstöße gegen die Vorgaben zur Beförderung gefährlicher Güter

•           Verstöße gegen die Vorgaben zum Strahlenschutz

•           Verstöße gegen die Regelungen des Verbraucherschutzes

•           Verstöße gegen die Regelungen des Datenschutzes

•           Verstöße gegen die Sicherheit in der Informationstechnik

•           Verstöße gegen das Vergabe- und Kartellrecht

•           Verstöße gegen die Regelungen zur Rechnungslegung bei Kapitalgesellschaften

Interne oder externe Lösung?
Das Hinweisgeberschutzgesetz und die EU-Whistleblowerrichtlinie bieten rechtlichen Schutz für Hinweisgebende Personen. Für jedes Unternehmen ab 250 Beschäftigten ist die Bereitstellung entsprechender Kanäle und die Einhaltung der Vorgaben seit ca. einem Monat Pflicht. Bis Ende 2023 sollen alle Unternehmen ab 50 Beschäftigten nachziehen.

Für die Verantwortlichen ergibt sich also nicht die Frage, ob Sie ein Hinweisgebersystem implementieren wollen, sondern lediglich, welches System am besten zum jeweiligen Unternehmen passt. Hier gibt es verschiedene Lösungsansätze: interne und externe.

In Form spezieller Software kann ein internes Ticketsystem eingekauft und etabliert werden, dass laut Anbietern die Vorgaben von HinSchG und Whistleblowerrichtlinie einhält. Die Preise variieren hier sehr stark und werden häufig pro beschäftiger Person berechnet. Eine andere Variante ist das „Auslagern“ der Fall-Bearbeitung (Case Management) und die somit klare physische Trennung von meldender Person und betroffenem Unternehmen. Hier werden durch den Einsatz eines „Ombudsmanns“ und eines externen Case-Managements die gesetzlichen Anforderungen effizient und professionell umgesetzt. Die eingehenden Meldungen werden nach einem festgelegten Ablauf dokumentiert, analysiert und an das betroffene Unternehmen fristgerecht zurückgemeldet. Der Umgang mit etwaigen Verstößen ist dann unternehmensintern zu klären. Bei der Aufklärung darf dem betroffenen Unternehmen zu keinem Zeitpunkt die Identität der hinweisgebenden Person bekanntgegeben werden.

Risikomanagement
Die Implementierung eines Hinweisgebersystems gemäß gesetzlicher Vorgaben ermöglicht den Unternehmen, potenzielle Risiken und Verstöße frühzeitig zu erkennen. Durch das Case-Management können Hinweise analysiert und bewertet werden, um eine proaktive Handhabung von Problemen zu gewährleisten. Bei der Auswertung können durch sorgfältige Bearbeitung etwaige Trends und Muster in den eingehenden Hinweisen erkannt werden. So kann das Risikomanagement kontinuierlich verbessert und mögliche Schäden minimiert werden. Hierzu ist häufig ein ganzheitlicher Ansatz und eine Bewertung auf Basis von Governance, Risk und Compliance hilfreich.

Nicht „nur“ Hinweisgebersystem
Als Revisoren verstehen wir die Bedeutung eines funktionierenden Hinweisgebersystems für die Integrität und Transparenz eines Unternehmens. Ein solches System bietet Beschäftigten und externen Parteien eine vertrauliche Plattform, um Verdachtsfälle von illegalem oder unethischem Verhalten zu melden, ohne Angst vor Repressalien haben zu müssen. Die Kombination aus einem gut funktionierenden Hinweisgebersystem und einer gut geplanten Aufdeckung und Aufklärung verbotenen Verhaltens stärkt das Compliance- und Kontrollsystem des Unternehmens erheblich. Es fördert eine Kultur der Verantwortlichkeit und Ethik und trägt dazu bei, das Vertrauen von Mitarbeitern, Kunden und anderen Stakeholdern in das Unternehmen zu festigen.

Natürlich kann das Melden von Fehlverhalten oder Unregelmäßigkeiten mit Sorgen verbunden sein. Viele Beschäftigte haben Bedenken hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Auswirkungen auf ihre Karriere oder der Reaktionen ihrer Kollegen. Hier kommt das Hinweisgebersystem ins Spiel. Es stellt sicher, dass Meldungen vertraulich behandelt werden und dass Schutzmechanismen vorhanden sind, um die Identität des Hinweisgebers zu wahren.

Die Implementierung eines Hinweisgebersystems ist ein klares Signal dafür, dass ein Unternehmen bereits auf Managementebene an einer gesunden und ethischen Arbeitsumgebung interessiert ist, in der jeder seine Stimme erheben kann, ohne negative Konsequenzen befürchten zu müssen. Natürlich ist es aus Unternehmenssicht auch deutlich hilfreicher, wenn einem „Hinweis von innen“ nachgegangen werden und so ein eventueller Reputationsschaden – beispielsweise durch Herantragen eines Vorfalls an die Öffentlichkeit – vermieden werden kann.

Essenz:

  • Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) ist am 02. Juli 2023 in Kraft getreten; bis Ende 2023 müssen alle Unternehmen ab 50 Beschäftigten ein Hinweisgebersystem implementiert haben.
  • Das HinSchG implementiert die EU-Whistleblower-Richtlinie, welche darauf abzielt, Hinweisgebende vor Repressalien zu schützen.
  • Um den Anforderungen zu entsprechen, können Unternehmen zwischen internen oder externen Lösungen wählen.
  • Empfohlen wird die Bereitstellung verschiedener Meldekanäle (z.B. Hotline / Email) und ein entsprechendes Konzept zur Fallbearbeitung.
  • Bei der Aufklärung darf dem betroffenen Unternehmen zu keinem Zeitpunkt die Identität der hinweisgebenden Person bekanntgegeben werden.

Wir stehen Ihnen übrigens gern mit unserer Expertise bei der Implementierung eines effektiven Hinweisgebersystems zur Seite. Wir nehmen die Rolle der Ombudsperson ein und übernehmen für Sie das Case Management, inklusive regelmäßigem Reporting. Zusätzlich stellen wir eine Telefonhotline und eine entsprechende Emailadresse auf einem deutschen Server bereit. Auch eine CI-konforme Landingpage zur Meldung von Verstößen richten wir ein. Sie möchten sich individuell beraten lassen, welche Maßnahmen für Sie und Ihr Unternehmen sinnvoll sind? Informieren Sie sich unter Hinweisgebersystem – adverit und nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf.