Home-Office wegen Corona – Neue Herausforderungen für Unternehmer und Mitarbeiter

Anfang des Jahres hat auch Deutschland das Coronavirus SARS-CoV-2 erreicht und beschäftigt seitdem nicht nur Bund und Länder, sondern auch etliche Unternehmer und Verbraucher. Der seit Anfang März herrschende Ausnahmezustand erfordert von allen Seiten höchste Flexibilität und vor allem Anpassungsfähigkeit an die momentane Situation.

Die in Kraft getretenen Allgemeinverfügungen stellen insbesondere die Unternehmer vor grundlegende Veränderungen, sodass viele ihre Mitarbeiter kurzfristig ins Home-Office schicken müssen, um eine schnelle Verhinderung des Virus zu verhindern. So sehen sich viele Unternehmer, insbesondere vor dem Hintergrund der rechtlichen und datenschutzrechtlichen Aspekte, die mit dem Home-Office einhergehen, vor eine neue Herausforderung gestellt.

Durch die Umstellung auf Home-Office liegen die neuen Herausforderungen der Unternehmen darin, die bestehenden Risiken zur Vertraulichkeit, Integrität und ggf. auch Verfügbarkeit von Daten einzukalkulieren und zu minimieren.

In diesem Zusammenhang tauchen vermehrt die Fragen auf, ob die Umstellung auf Home-Office für die Mitarbeiter aus arbeitsrechtlicher Sicht überhaupt umsetzbar ist, was im Hinblick auf die IT-Sicherheit beachtet werden muss oder ob es einer DS-GVO konformen Vereinbarung mit den Mitarbeitern bedarf. Ich nachfolgendem wollen wir Ihnen darüber einen zusammenfassenden Überblick gewähren.

1. Home-Office im Hinblick auf das Arbeitsrecht

Im Hinblick auf das Arbeitsrecht stellt sich für Unternehmen zunächst die wesentliche Frage, inwiefern sie ihre Mitarbeiter überhaupt ins Home-Office schicken dürfen.

Primär sollte der Arbeitsvertrag mit den Mitarbeitern eine Klausel zum Home-Office enthalten, denn grundsätzlich ist es den Unternehmen nicht erlaubt einseitig festzulegen, ob und wann Mitarbeiter im Home-Office arbeiten sollen. Sofern der Arbeitsvertrag hierzu keine Klausel enthält, ist dem Unternehmen die Möglichkeit seine Mitarbeiter ins Home-Office zu schicken nicht endgültig verwehrt. Es besteht die Möglichkeit einen Zusatz zum Arbeitsvertrag aufzusetzen, wobei hier die Zustimmung der Mitarbeiter von Relevanz ist.

Ob Unternehmen eine vertragliche Regelung für die Arbeit im Home-Office für sinnvoll erachten, hängt primär davon ab, über welchen Zeitraum hinweg, sich die Mitarbeiter im Home-Office befinden werden. Sofern die Pandemie noch langfristig bei uns in Deutschland präsent sein wird und auch die Allgemeinverfügungen weiterhin den Bestand aufweisen, wie sie es bereits tun oder im Extremfall sogar noch verlängert werden, sollte es aus Unternehmerischer Sicht in Betracht gezogen werden, konkrete arbeitsrechtliche Regelungen für die Mitarbeiter im Home-Office aufzustellen.

Den Mitarbeitern im Home-Office gewisse vertragliche Regelungen mit an die Hand zu geben kann im Hinblick darauf, dass die meisten Mitarbeiter es nicht gewohnt sind, über einen längeren Zeitraum ihre Arbeit eigenverantwortlich zu Hause zu entrichten, sinnvoll erscheinen, denn so kann eine gewisse Struktur, wie sie im Unternehmen geben ist, als Leitfaden mit gegeben werden. Vom Unternehmen sei in dem Kontext zu bedenken, dass nicht jedem Mitarbeiter, dass eigenverantwortliche Arbeiten leichtfällt und insbesondere der Austausch mit Kollegen oder Vorgesetzten fehlen kann.

Um die Effizienz der Arbeit im Home-Office trotzdem zu fördern und das soziale Betriebsklima weiter aufrechtzuerhalten, kann das Unternehmen den Mitarbeitern die Option der Video- oder Telefonkonferenzen ermöglichen. Hierbei sind auch die datenschutzrechtlichen Aspekte zu gewährleisten.

2. IT-Sicherheit

Der neben dem rechtlichen Aspekt, mit Abstand wichtigste Punkt für das Arbeiten im Home-Office, bildet die technische Sicherheit am Arbeitsplatz, denn diese sollte das gleiche Sicherheitsniveau wie am Arbeitsplatz im Unternehmen aufweisen. Im Unterschied zum regulären Arbeitsplatz im Unternehmen, sind beim Einrichten des Arbeitsplatzes im Home-Office, einige Besonderheiten zu berücksichtigen.

So sind für ein adäquates Arbeiten im privaten Bereich, insbesondere eine ausreichende Internetfähigkeit und die richtige Telefonnummer von essenzieller Bedeutung. Im Idealfall sollten die Unternehmen ihren Mitarbeitern auch das nötige Equipment, wie beispielsweise PCs, Laptops und Telefone zur Verfügung stellen, sodass kein Rückgriff auf private Geräte der Mitarbeiter notwendig ist.

Für die Gewährleistung der technischen Sicherheit sollten einheitliche Regelungen für die Mitarbeiter geschaffen werden, welche hierdurch verpflichtet werden, beispielsweise sichere Passwörter zu nutzen, die E-Mails zu verschlüsseln, die Software auf dem neusten Stand zu halten oder ein VPN-Zugang zu verwenden, damit auf Heimnetzwerke spezialisierte Hacker schlechter auf den Rechner zu greifen können. Dies soll nur einen minimalen Auszug an Sicherheitsvorkehrungen darstellen, welche die Unternehmen zu berücksichtigen haben. Zusätzlich zur technischen Sicherheit am Arbeitsplatz sollte beachtet werden, dass Datensicherung nicht nur auf digitaler Ebene stattfindet, denn Ausdrucke von Dokumenten, die am Arbeitsplatz durchgeführt werden, sind dort nicht ausreichend gesichert, sodass dies lediglich im Unternehmen zu erfolgen hat.

Je sensibler die Daten sind, mit den gearbeitet wird, umso umfangreicher sollten die Schutzmaßnahmen hier dann ausfallen.

3. Datenschutzvereinbarung mit Mitarbeitern

Sofern sich die Mitarbeiter im Home-Office befinden, haben Sie als Unternehmer wenig Kontrolle darüber, wie die Mitarbeiter mit Ihren Daten umgehen. Dementsprechend sollte für die Arbeit im Home-Office eine Datenschutzvereinbarung getroffen werden, welche die datenschutzrechtlichen Maßnahmen, die der Mitarbeiter ergreifen muss, regelt.

So ist es Ihnen wie bereits oben aufgezeigt möglich, sich gegen IT-Angriffe durch entsprechende Software und IT-Sicherheitsmaßnahmen zu schützen, aber außerhalb Ihrer Kontrollmöglichkeit liegt es, inwiefern sich die berufliche technische Ausrüstung mit den, im Home-Office vorhandenen externen privaten Geräten verbindet. Sofern es hierdurch zu einer Datenpanne kommt, kann dies gravierende Folgen für Sie als Unternehmer haben.